Dark k
Медиа проект обо всём

Правила вежливости при деловой переписке

Правила вежливости при деловой переписке

Вежливость — это забота, а не слова.

Письмо может состоять из вежливых слов, но быть хамский по сути. Чтобы письмо было приятно читать, в нём должны появиться уважение и забота.

Быть внимательным к имени.

Ошибки с именем — самые неприятные для читателя.

Если человек представился экзотическим именем, обращаться к нему именно так. Маргарет — это Маргарет, а не Рита и не Марго. Гала — это Гала, а не Галя. А если Санджив представился как Саша, то называть его нужно Сашей.

Если человек представился Александром Александровичем Александровым, то это Александр Александрович, а не Сан Саныч.

Представляться понятым именем.

Чтобы читателю было удобно, имя нужно писать везде одинаково и на понятным языке. Если в отправителе написано Alex, то не ясно Это Алексей или Александр.

Проверьте, чтобы в отправителе не стояла кличка типа SexyGirl1963.

Извиняться и предлагать план.

Сами по себе извинения ничего не значат. Если случилась проблема, недостаточно просто написать «Прости, мне очень стыдно, что я тебя подвёл». Вежливость — это предлагать выход из ситуации: «Я не успеваю сделать в срок, предлагаю так …»

Обращаться к нескольким людям сразу

Если приходиться писать письмо сразу нескольким людям, лучше не использовать обращение «Коллеги», «Народ» или «Девчонки!». Лучше назвать всех по именам, а если людей много — просто «Здравствуйте!».

Не злоупотреблять словечками

В переписке бывают слова, которые многих раздражают. Это обращение «Коллеги», «Доброго времени суток», «вы» с заглавной, канцелярские и кооперативные штампы.

Даже если мы не видим в этих словах ничего зазорного, лучше их избегать. Получатель может взбеситься на ровном месте.

Делать удобно читателю

Хорошее письмо — не то, которое следует формальным правилам, а то которое приятно получателю. И если его оскорбит обращение на «вы» со строчной, пишите с заглавной.

Проявлять доброту

Главная мантра — относиться к окружающим не так, как будто кругом кровавые гоблины, а как будто рядом нормальные живые люди, не лучше и не хуже нас самих. Обычно так и есть: люди редко хотя причинить нам вред — разве что в ответ на кажущуюся агрессию с нашей же стороны.


Группа в ВК