Почему важнее определять приоритеты, а не планировать время

В современном мире мы живем с очень плотным графиком. Способа избежать этого почти нет. Но что, если нас просто неправильно научили управлять своим временем?

Почему важнее определять приоритеты, а не планировать время
© inwork.help

С того самого момента, как мы должны были выполнять школьные домашние задания, совмещать спортивные тренировки и уроки игры на фортепиано, мы учились пониманию, что управление временем — это, прежде всего, расстановка приоритетов в расписании.

Как говорит известный коуч Стивен Кови, ключом к решению проблемы является планирование наших приоритетов. А не планирование времени, как принято считать.

Исследования показывают, что только 17% населения могут точно оценить, сколько времени потребуется для выполнения задачи. Это называется ошибкой планирования или «положительной предвзятостью», которая приводит нас к значительной недооценке того, сколько времени нам нужно для выполнения каждой задачи. Например, мы планируем выделить три часа, чтобы написать презентацию, а затем понимаем, что одно исследование темы займет четыре.

В исследовании положительной предвзятости Университета Ватерлоо участники продемонстрировали ошибочность планирования, предоставив те же оценки времени для реалистичных рабочих сценариев (которые неизбежно включают в себя перерывы, проблемы и отвлекающие факторы), как они делали для сценариев в лучшем случае.

Кажется, у нас часто нет представления о том, сколько времени займет задача. Так, может быть, стоит прекратить эту оценку вообще?

В моей компании мы почти никогда не назначаем сроки проекта. Делать отличную работу важнее для нас, чем ставить галочку в «готово» в окне. У наших команд есть свобода пробовать новые идеи, изучать несоответствия и находить решения, которые работают для наших 4,3 млн пользователей – без учета часов, – говорит основатель компании JotForm (онлайн-конструктор для бизнеса) Айтекин Тэнк (Aytekin Tank).

Соблюдая предписанный график (который мы редко оцениваем правильно), мы можем попасть в ту же ловушку, что и со списками дел.

Бесконечный список задач может содержать в себе совершенно не важные дела © pupils.ru
Бесконечный список задач может содержать в себе совершенно не важные дела © pupils.ru

Проверка бесконечного списка задач может быть заманчивым способом избежать важной работы. И если запланированный временной интервал для ключевой задачи слишком мал, окажется, что мы уже потратили наш рабочий день на ненужный, но исчерканный галочками, список.

В то время как задачи, которых мы избегаем, как правило, являются наиболее важными и, скорее всего, помогут нам достичь более высокого уровня производительности.

Мы можем достичь состояния потока – интенсивно сфокусированного, почти медитативного периода концентрации – путем выполнения важных задач. Но мы менее склонны испытывать подобное состояние при строгих временных ограничениях.

Тем не менее мы не должны полностью отказываться от тайм-менеджмента. Вместо того, чтобы полагаться на «to-do list» или неточно оценивать временные рамки, мы можем запланировать день так, чтобы достичь нашей личной максимальной производительности.

Как это сделать?

Расставьте приоритеты по важности, а не по срочности

Прежде чем вы сможете управлять своей эффективностью, вам необходимо знать, что стоит оставлять в приоритете.

Эйзенхауэр понимал разницу между важными и неотложными задачами. Он даже разработал матрицу решений, чтобы различать задачи, требующие немедленного внимания, и задачи, требующие времени – различие, которое может затормозить нашу производительность при неправильном понимании.

Матрица решений Эйзенхауэра поможет правильно определить приоритеты
Матрица решений Эйзенхауэра поможет правильно определить приоритеты

Матрица решений (которую также популяризировал Стивен Кови) имеет четыре сектора. Каждый представляет собой способ определения задачи.

Первый сектор – кризисный, где задачи являются как неотложными, так и важными. Жизнь в секторе 1 может привести к стрессу, выгоранию и другим проблемам.

Кови предполагает, что люди, которые проводят большую часть своего времени в секторе 1, найдут облегчение только в секторе 4, где задачи не являются ни важными, ни неотложными.

Сектор 3 представляет задачи, которые являются срочными, но не важными, например, запрос исследования, срок действия которого истекает на следующий день. В этом секторе мы можем ошибочно принять срочность за важность, а задачи в нем обычно основаны на ожиданиях и приоритетах других людей. Это может быстро тратить ваше время.

Наконец, сектор 2 включает в себя задачи важные, но не срочные. Как говорит Кови, «сектор 2 – это сердце эффективного управления персоналом».

По-настоящему продуктивные работники выполняют задачи сектора 1, но сосредотачиваются на секторе 2. Здесь есть возможность думать наперед и эффективно завершить важную работу.

Используя матрицу для определения наших задач, мы можем начать понимать, сколько внимания заслуживает каждый проект, а не сколько времени.

Задача не в том, чтобы управлять временем, а в том, чтобы управлять собой, – говорит Кови.

Другими словами, понимание нашей собственной способности продуктивно работать над задачей более полезно, чем планирование ее продолжительности.

Управляйте своими максимальными возможностями

Если вы знаете, как определить основные задачи, вы можете выработать стратегию достижения максимальной производительности. Это то, как мы можем использовать наши природные уровни энергии.

Мы все знаем это состояние, когда работа «идёт». Мы глубоко сосредоточены, работа поглощает нас – и это идеально. Очевидно, что мы не можем игнорировать срочные (а иногда и монотонные) задачи, но мы можем понять, когда нам работается вовлеченно, а когда не слишком.

Когда мы занимаемся важными проектами в наши часы пик, мы обычно готовы работать дольше, и испытываем меньше выгорания.

Например, исследование, проведенное Дейлом Карнеги, показало, что компании с вовлеченными сотрудниками опережают компании без таковых на 202%.

Известный карьерный коуч и соучредитель Quistic Пенелопа Транк даже предполагает, что мы можем разделить наше время на основе того, что нам нравится делать, а что нет.

Разделение дня – отличный способ повысить производительность. Используйте задачи, которые вам нравятся, в качестве награды за выполнение тех, которые вас не интересуют. И если они затягиваются, двигайтесь дальше – тратьте столько времени, сколько вы можете делать то, что вам нравится, потому что эти действия, вероятно, попадают в сектор 2 (Важное/Не срочное).

Не стоит делать важные дела на спаде пика производительности © Банки.ру
Не стоит делать важные дела на спаде пика производительности © Банки.ру

Хотя мы не можем игнорировать те задачи, которые нам не нравится, мы часто можем решить, когда нам их делать. Наука доказывает, что есть причины, по которым вы могли бы справиться с трудной задачей в 10 часов утра, тогда как в 3 часа дня вы безрезультатно тратите на нее время.

По словам Даниэля Пинка, 75% людей переживают в день три этапа: пик, период падения и период восстановления. Остальные 25% испытывают это наоборот: восстановление, падение, затем пик. Отслеживая свое состояние, мы можем обнаружить наши собственные часы максимальной производительности.

Составьте таблицу и записывайте свой уровень энергии в течение дня. Следите за тем, как ваши творческие способности, внимание и интерес уменьшаются, а затем ищите повторы в течение недели.

После того, как вы определили свои часы пик, вы готовы использовать это драгоценное время.

Выберите свою стратегию

Имейте в виду, что ваша профессиональная роль также может повлиять на производительность. Пол Грэм полагает, что есть 2 вида графиков: график творца и график менеджера.

Расписание менеджера управляется встречами. Менеджеры обычно оперируют короткими периодами времени с частыми встречами.

Творцы, такие как писатели и программисты, обычно изо всех сил пытаются быть продуктивными с графиком менеджера. Но им нужно много времени, чтобы углубиться в свою работу и решить творческие задачи.

Если вы лучше всего работаете по графику творца, а обстоятельства вынуждают трудиться по графику менеджера, Грэм предлагает создать рабочее время, которое позволит вам жить в «обоих мирах». Для каждой запланированной встречи выделите себе дополнительные 15 минут. Это будет отличным способом справиться с неотложными задачами, не позволяя им перейти в важные.

В JotForm мы стараемся придерживаться графика творца, но я признаю, что мне нужен гибридный календарь. Я работаю как менеджер во второй половине дня и как творец в первой. Это священное время для глубокого погружения в работу, – говорит Айтекин Тэнк.

Вы также можете попробовать систему планирования, такую как Расписание да Винчи, которая советует распределять усиленную работу и административные задачи/встречи, или создать более персонализированный график с 3 полными днями целенаправленной работы.

Смысл «расписания да Винчи» прост: распределить дела в течение дня в определенном порядке и в то время, в которое их лучше всего выполнять © Adme
Смысл «расписания да Винчи» прост: распределить дела в течение дня в определенном порядке и в то время, в которое их лучше всего выполнять © Adme

Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что вы расставили приоритеты в часы пик и на работу, которая важна, а не на то, чем просто наполнен ваш «ту-ду лист».


Когда мы извлекаем выгоду из наших пиковых часов, мы, скорее всего, будем работать более качественно, последовательно и без выгорания.

Помните, что часы пик со временем могут меняться. Поэтому постарайтесь следить за уровнем энергии и соблюдать эти естественные изменения. Оценивайте, корректируйте и продолжайте двигаться вперед.

Вы удивитесь тому, как много вы можете.

Источник: The Startup