Начинающий художник, настольный игроман и жуткий любитель природы

7 вещей, которые помогут стать продуктивнее

Ничего не успеваете? Столько всего еще нужно сделать, а времени нет? Станьте продуктивнее, следуя этим простым правилам.

7 вещей, которые помогут стать продуктивнее
© JobStreet.com

Работать нужно осмысленнее, а не усерднее. Это и есть ключ к самым высоким результатам. Секретами продуктивной работы в своей статье делится Камми Фам, специалист по электронной коммерции.

Когда ей не было и 18 лет, она работала очень много, оставляя на сон всего пару часов. В это время входило как обучение, так и работа в некоммерческой организации. Будучи достаточно трудолюбивой девушкой, Камми посещала учебу, делала школьные задания и пыталась выполнить как можно больше полезных задач.

Интенсивная работа в те годы стала прочным фундаментом для успешной карьеры в будущем. Но все переосмысливается, и теперь Фам считает, что большее количество работы не всегда означает путь к успеху. Из-за этого, работая гораздо меньше, чем прежде, можно добиться такого результата, о котором раньше и не мечтал.

Такую зависимость очень просто описать на примере. Рассмотрим предпринимателя, который работает в сегменте малого бизнеса. Он усердно трудится, днями и ночами обслуживая свой небольшой объем клиентов, обеспечивая индивидуальный подход и другие блага. Тем не менее, упорный труд не поможет ему конкурировать с организациями, в которых работает много людей.

Камми Фам © Techsytalk
Камми Фам © Techsytalk

Такие предприниматели всегда могут потратить больше человеко-часов и усилий на проект. Время — это очень ограниченный ресурс, поэтому нужно использовать его рационально, а не бездумно. Даже если 1 человек будет тратить абсолютно все свое время, откажется от отдыха и выходных, он все равно будет уступать корпорациям. Так в чем же секрет маленьких стартапов, которые достигли внушительных высот, оставив позади сотни корпоративных конкурентов?

Чем был так отличителен Instagram, что компания Facebook купила эту небольшую организацию с тринадцатью сотрудниками за $1 млрд? Примеров множество. Часть успеха этих стартапов складывается из везения, а вот вторая часть — из эффективности.

Между понятиями показателя занятости и продуктивности есть существенные различия. Если вы постоянно заняты, это отнюдь не значит, что вы работаете результативно. И наоборот, вы можете работать гораздо меньше и двигаться к вершите успеха семимильными шагами.

При этом продуктивность — это не только управление временем, но и управление энергией. Вам нужно научиться тратить минимальное количество энергии на получение максимальной выгоды. Да, это оптимизация личного производственного процесса.

К примеру, автор сократил свои рабочие еженедельные часы в два раза и научился выполнять за это время гораздо больше работы. Для Камми меньше, фактически, означает больше. Но это случилось не сразу, не сиюминутно. На то, чтобы стать продуктивнее, у нее ушло некоторое время, и теперь она делится с нами своим секретами.

Прекратите работать сверхурочно

Традиционная для нас пятидневная рабочая неделя по 8 часов имеет весьма занимательную историю. Ей мы обязаны известному предпринимателю Генри Форду. Все потому, что уменьшив количество рабочего времени на 2 часа ежедневно и добавив 1 выходной, он увидел значительное увеличение производительности труда рабочих.

Чем длительнее и изнурительнее работает наш организм, тем менее производительным он становится. Это касается как постоянной нагрузки, так и всплесков рабочего процесса.

Сверхурочная работа до добра не доводит © Lifehacker Australia
Сверхурочная работа до добра не доводит © Lifehacker Australia

Если человек работает больше 60 часов еженедельно в течение двух и более месяцев, то его производительность снижается настолько, что он начинает успевать меньше, чем за стандартную сорокачасовую рабочую неделю.

Занимательная статья была опубликована в AlterNet, в ней описывался эксперимент, проведенный военными исследователями Соединенных Штатов. В нем сказано, что уменьшение количества сна всего на 1 час в течение недели доводит организм до состояния, эквивалентного некоторой степени воздействия алкоголя.

Если вы не будете высыпаться неделями напролет, то о каком положительном настрое может идти речь? Это может быть незаметно непосредственно на восьмой день вашего ненормированного графика, но вряд ли при недосыпании можно говорить о позитиве и производительности в вопросах работы.

Скорее всего, вы будете негативнее и раздражительнее обычного, это станет результатом хронического переутомления. Нормальной реакцией организма на такое халатное отношение к нему.

Такое состояние нередко сопровождается апатией: человек становится не готовым к немедленным действиям и размышлениям, динамичной активности и решению задач. Это сказывается на его эмоциональном состоянии и, как следствие, на производительности. При переутомлении мы становимся неактивными и безразличными ко всему, что происходит вокруг.

Для каждого человека крайне важно не переутомляться и высыпаться, чтобы быть достаточно производительным в течение длинного промежутка времени. Теперь, когда вы в следующий раз будете удивляться, почему не можете собраться с мыслями, подумайте, выспались ли вы и когда полноценно отдыхали в последний раз.

По поводу недосыпания есть занимательное исследование эксперта по сну Джеймса Мааса. Согласно его данным, из 10 американцев по крайней мере семеро недосыпают. Это печальная тенденция. А вот если обратиться к знаменитостям и выдающимся личностям, то они никогда не упускали возможности вздремнуть.

Джеймс Маас © GDA Podcast by GDA Keynote Speakers Bureau
Джеймс Маас © GDA Podcast by GDA Keynote Speakers Bureau

Взять хотя бы Леонардо да Винчи, который мог спать по несколько раз ежедневно, а вот большую часть ночи предпочитал бодрствовать. Или Наполеона, который ежедневно проводил по несколько часов в полудреме.

Томас Эдисон тоже "грешил" полуденным сном, но он старался не афишировать это. В отличие от него Джон Д. Рокфеллер не стеснялся погрузиться в сон, он каждый день предавался этому сладкому занятию в своем кабинете. Что говорить об Уинстоне Черчилле, который спал ежедневно после обеда. По его словам, это помогало ему за день успеть вдвое больше.

После того, как Фам начала спать больше 8 часов в день, она заметила, что умудряется успевать даже больше, чем работая минимум 16 часов. Она удивляется, что не могла бы и подумать, что сон — это такой прекрасный инструмент для повышения производительности.

Не злоупотребляйте словом "да"

Вспомните хотя бы закон Парето, который гласит, что 20% усилий позволяют получить 80% результатов, в то время как оставшиеся усилия дают только 20% успеха. Иными словами, вместо того, чтобы работать еще больше и усерднее, сосредоточьтесь на тех действиях, которые принесут как можно больше плодов.

Если вы реализуете этот подход, то появится больше свободного времени. В конечном итоге появятся новые задачи, из которых вы тоже сможете выбирать самые продуктивные и эффективные. Перестаньте бездумно браться за все подряд и вы увидите, как много свободного времени для новых проектов у вас появится.

Научитесь отказываться © narodna-pravda.ua
Научитесь отказываться © narodna-pravda.ua

Так когда же вам нужно соглашаться, а когда — отказываться? Если вы никак не можете расставить свои задачи в порядке приоритетов, то вам поможет учет. Вам нужно будет записывать все задачи, которые вы сейчас реализуете, и время, которое на них тратите, отдельно описывая их пользу в том или ином выражении (финансовом, например).

Далее вам нужно будет оценить этот список и понять, какие из выполненных задач оказались наиболее полезными. Так в будущем вы сможете отсеивать мелкие, неэффективные действия, чтобы заниматься только самыми продуктивными проектами.

Проблема в том, что мы не умеет отказываться: из-за вежливости, или, например, желания набрать побольше работы впрок. Конечно, есть и психологический подтекст, в рамках которого никто из нас не хочет быть грубым.

Интересное исследование этой темы проведено несколько лет тому назад и было опубликовано в журнале Consumer Research. В рамках его проведения, ученые разделили группу из 120 учащихся на 2 категории. Одну категорию ученые обучили использовать фразу "Я не могу" в принятии определенных решений, в то время как вторые должны были в аналогичных ситуациях использовать "Я не буду". После того, как студенты закрепили эти шаблоны ответов, им предложили ими воспользоваться.

Исследование показало, что даже простое изменение формулировки привычных фраз увеличило шансы отказаться от предложения и сделать выбор в пользу правильного с точки зрения экономии времени решения. Разница составила больше 30%.

И результаты этого эксперимента можно успешно применить во всех сферах жизни. К примеру, вы можете использовать формулировку "я не буду" при отказе от задач, которые явно не стоят потраченного на них времени. Так вы оставите своему мозгу меньше шансов на то, чтобы передумать. В конце концов, отсеяв ненужные задачи, вы сэкономите время и увеличите свою продуктивность.

Можно пойти и другим путем. Например, избегать действий, которые не приносят вам достаточной пользы поможет правило 20 секунд. Вам потребуется усложнить выполнение бесполезных, но привычных действий "препятствиями", отнимающими не менее, чем 20 секунд. Рассмотрим действие этого правила на примере социальных сетей.

Итак, вы хотите тратить меньше времени на бесцельное листание ленты. Для этого удалите приложения со своего смартфона. Все, теперь вам нужно будет потратить больше времени на то, чтобы зайти в свой профиль: понадобится не просто разблокировать свой смартфон и кликнуть на иконку социальной сети, а найти ноутбук, включить его, зайти в браузер и только потом вы сможете попасть в свой аккаунт.

Не отказывайтесь от помощи

Если вы делаете огромный объем работы и уже не справляетесь самостоятельно, не отказывайтесь от помощи, когда вам ее предлагают. У Фам была ситуация, когда она вела огромное сообщество и не справлялась со всеми обязанностями. В какой-то момент она настолько устала, что отказалась от этой работы и сообщество зажило своей жизнью. Пользователи конвертировали контент намного лучше, чем она сама.

А все из-за того, что потребители куда лучше знают, что именно им нужно. Взять хотя бы рейтинг СМИ на YouTube. Опрос показал, что 51% респондентов больше доверяют информации частных пользователей, чем компаний или СМИ. На 2 последние категории суммарно приходится только около 40%.

Важно осознать один простой факт: если вы обратитесь за помощью, вам, скорее всего, помогут. Именно поэтому в моменты, когда справиться самостоятельно нет никакой возможности, не стесняйтесь попросить помощи или просто совета. Поверьте, точно найдутся люди, которые разделят с вами бремя.

Рука помощи лишней не будет © psycare-alinapop.com
Рука помощи лишней не будет © psycare-alinapop.com

Более того, даже если никто из знакомых не может помочь вам, к примеру, в работе, которую в силах выполнить только вы, одно присутствие компаньона помогает стать продуктивнее. О такой "моральной помощи" рассказывает доктор Новелл, клинический нейропсихолог. Он говорит о концепции двойника.

Согласно этому учению, человек, который отвлекается на что-то во время выполнения скучной и рутинной работы, сделает больше полезной работы, чем тот, кто больше сосредоточен на своем занятии.

В быту этими однообразными задачами могут быть сортировка вещей, уборка в гараже или, например, сбор отчетов для налоговой. Если вы сталкиваетесь с какими-то монотонными задачами, то привлеките к ним "двойника", который мог бы, хотя бы морально, разделить ваши дела. Это может быть ваша вторая половинка, родственник или друг. Вы сразу увидите, как за беседой дела пойдут быстрее и веселее.

Засуньте поглубже внутреннего перфекциониста

О перфекционизме и производительности прекрасно рассказывает Саймон Шерри, профессор психологии в Университете Далхаузи.

Опираясь на свой опыт исследований в этой области, Шерри рассказывает как производительность зависит от желания сделать все безупречно. Итак, чем больше в вас внутреннего перфекциониста, тем менее производительным вы становитесь.

Перфекционист стрижет газон © Medium
Перфекционист стрижет газон © Medium

Практически для всех перфекционистов характерны следующие проблемы:

  • Обычная задача отнимает больше времени, чем требуется.
  • Ожидание идеального момента может длиться до тех пор, пока все разумные сроки не будут сорваны. Это особенно плохо для бизнеса.
  • Общая картина теряется, ведь перфекционисты уделяют очень много внимания деталям.

Постарайтесь максимально автоматизировать повторяющиеся процессы

Если вы считаете, то автоматизации не место в ваших повседневных задачах, то это очень спорное утверждение. В рамках одного исследования, проведенного в Tethys Solutions, в качестве "подопытных" выступала группа из пяти человек. Каждый из них тратил на повторяющиеся задачи 3, 20, 25, 30 и 70% своего времени. После автоматизации процессов этот процент снизился до показателя от 3 до 15% соответственно.

Недавно Камми Фам потратила 15 минут на написание программы на базе Python. Роль программы заключалась в том, чтобы генерировать контент на основе данных из API Twitter. Если раньше на выполнение работы, которую теперь делает программа, уходил практически целый рабочий день, то теперь на это требуется не более пяти минут.

Автоматизировать можно почти все © ElectronicsB2B
Автоматизировать можно почти все © ElectronicsB2B

Если вы замечаете, что делаете что-то более пяти раз, то спросите себя, можете ли вы автоматизировать процесс. Вам не обязательно нужно знать программирование, чтобы автоматизировать тот или иной процесс. Некоторые готовые решения можно просто купить. Избавив себя от рутинных задач и сэкономив на них время, вы станете гораздо производительнее.

Не стоит забывать о том, что время — это деньги. И сегодня это утверждение актуально, как никогда. Возможно, вам придется потратить немного денег, чтобы потом зарабатывать еще больше. В этом нет ничего сверхъестественного. Цените свое время и старайтесь максимально сэкономить его.

Не старайтесь прийти ко всему опытным путем

Многие явления уже были изучены и проанализированы, так зачем вам заново проходить этим же путем, если можно получить готовый ответ на вопрос и направить новые знания на повышение своей производительности?

В конце концов, если можно оптимизировать сайт для точного решения задач, так почему же нельзя оптимизировать свою жизнь для достижения максимальной производительности?

У вас есть доступ к безграничному количеству информации в интернете. К примеру, здесь вы можете найти массу интересных исследований в области производительности. Вот знали ли вы, что мозгу тяжелее всего сосредоточиться на решении определенных задач между 12.00 и 16.00 часами дня? Так почему бы не перестать упорно заставлять свой организм работать и не делать в это время что-то другое, не требующее концентрации.

Опытный путь не всегда верен © B&T
Опытный путь не всегда верен © B&T

Но даже в случае, если вы не найдете конкретных ответов на свои вопросы, это не мешает вам провести небольшие тесты, фиксируя свою производительность, скажем, по часам, чтобы выяснить, когда вы работаете лучше всего. На это уйдет всего несколько дней, а вот потраченное время окупится очень быстро. Ко всему нужно подходить разумно.

Перестаньте работать все время и немного побездельничайте

Здесь я уже писала о том, как важно иногда ничего не делать. Да, теперь вы можете оправдать свое бесцельное лежание на диване. Но сейчас не об этом.

Можно не осознавать тот факт, что излишняя концентрация на определенной работе вредит нашей производительности. В такие моменты человек как бы запирает свой мозг в коробке, не дает ему пуститься в свободный полет, чтобы получить дельные мысли и рассуждения.

Иногда важно побыть ленивцем © River Recovery Church
Иногда важно побыть ленивцем © River Recovery Church

Именно поэтому не будет лишним время от времени отвлекаться от работы и не делать ничего. Посидев совсем немного в одиночестве, погруженным в собственные мысли, вы найдете такие решения вопроса, на которые ваш мозг был попросту не способен прежде.


Начав следовать этим простым правилам, вы, конечно, в одночасье не станете производительнее. Это требует определенных усилий и практики. Но, привив себе некоторые полезные привычки, вы сможете успевать больше, чем прежде, потратив на это меньше времени. Это путь к счастливой и успешной жизни.

Некоторые эти правила очень легко реализовать в повседневной жизни. А вы готовы попробовать? Делитесь своим мнением в комментариях и не забывайте подписаться на новые статьи.

По материалам Medium