Анастасия Пашкевич
©

Методы из книги Джеффа Сазерленда «Scrum. Революционный метод управления проектами»

Что бы вы ни делали, запускаете ли ракету, разрабатываете ПО или пытаетесь успеть свой список домашних дел, с помощью Scrum можно сделать больше, быстрее и с большим удовольствием. Хотя метод разрабатывался для команд, работающих в технической сфере, полезные мысли для себя здесь найдут и фрилансеры, которые работают в одиночку. И даже те, кто планируют свадьбу, поездку или ремонт.


Что это вообще такое. Метод Scrum — это пошаговая инструкция, как организовать любой рабочий процесс. Очень подробная: с массой подметодов и лайфхаков, а также с научными пояснениями, почему нужно делать так, а не иначе. Но книгу пересказывать не буду, расскажу то, что показалось мне главным, и проиллюстрирую простым примером — организацией ремонта в доме.

Небольшой факт, чтобы разжечь ваш аппетит. Сазерленд основал Scrum на производственной системе Toyota и принципах боевой авиации, а также изменил с его помощью работу информационной системы ФБР! Scrum намотали на ус Google, Amazon и масса других известных компаний.

1) Выбрать владельца продукта, Scrum-мастера и команду исполнителей

Для выполнения любой работы по этому методу нужны три категории действующих лиц. Так называемый владелец продукта решает, ЧТО нужно делать, ставит задачи. Команда решает, КАК выполнять этот список и делает это. А Scrum-мастер обучает всех участников проекта принципам Scrum, определяет, что задерживает процесс, и помогает от этого избавиться.

Например: хозяин хочет сделать ремонт в доме за шесть недель. Он сам будет в этой ситуации и «владельцем продукта», и Scrum-мастером. Наемные рабочие будут командой.

И здесь есть несколько важных нюансов.

  • Во-первых, чем меньше людей в команде, тем быстрее они работают и тем меньше ошибок совершают. Продуктивность теряется в попытках организовать большое количество работников.

Сазерленд считает, что, неважно, ремонт в квартире это или система безопасности страны, команда любого проекта должна состоять не более, чем из 3-9 человек.

  • Во-вторых, в команде должны быть специалисты, обладающие всеми нужными для проекта навыками, чтобы не терять время на привлечение работников со стороны.

То есть, если вы знаете, что вам надо, в том числе, поменять розетки, среди рабочих обязательно должен быть тот, кто «шурупает» в электрике.

  • В-третьих, перед командой нужно ставить выдающиеся цели. Вот как, к примеру, сделать серьезный ремонт за полтора месяца.
  • В-четвертых, нужно давать команде свободу самим принимать решения, как они будут действовать и распределять между собой работу. Никакой бюрократии и жесткой отчетности — это тормозит процесс. Уважение мастерства и поощрение импровизации дает прекрасные результаты.

К примеру, вам надо покрасить стены, и для вас важен цвет, но дайте работникам свободу выбрать качественный материал и решить, во сколько слоев красить.

  • В-пятых, если что-то идет не так, не обвинять людей, а улучшать организацию процесса.

2) Составить список задач

Когда все нужные люди собрались, владелец продукта составляет бэклог — список четких задач. Например, цель: «сделать ремонт», подразумевает задачи: пошпаклевать, покрасить стены и потолок, установить плинтуса и так далее. Крупные задания можно разбивать на более мелкие: например, отдельно пошпаклевать потолки и пошпаклевать стены или пошпаклевать кухню, коридор, комнату.

Вверх этого бэклога перемещают пункты с наивысшей ценностью, наименьшим риском и самые легкие для исполнения. А также оценивают, сколько усилий нужно затратить на каждый пункт и, вообще, надо ли.

Для этого Сазерленд советует ни в коем случае не использовать часы, мы не умеем адекватно планировать, сколько задача займет времени! А оценивать относительно, например, считая каждое задание собакой разной породы и размера или присваивая ему число из последовательности Фибоначчи: 1,2,3,5,8,13,21. Это позволяет понять разницу в масштабе каждого задания.


Для того, чтобы планирование бэклога удалось, нужно учесть еще несколько важных вещей.

Прежде всего, нужно заниматься тем, что принесет проекту наибольшую ценность. 80% ценности проекта заложены в 20% ее функциональных особенностей. Расставив приоритеты и сделав главные 20%, может оказаться, что остальные 80% и вовсе не нужны!

Например, изначально в бэклог включили пункты «покрасить стены» и «покрыть стены водным лаком». Но, когда стены покрасят, хозяева могут решить, что этого достаточно.

Также правильно составить видение продукта и разбить его на список задач — поможет вот такая диаграмма Венна.

Если концентрироваться только на том, что вы способны создать, это может закончиться изготовлением на самом деле никому не нужных вещей, даже если вы имеете к этому страсть. Если делаете ставку только на то, что можете продать, можно наобещать вещи, которые вы не сможете создать. Если же создавать только то, что вы можете продать, но к чему не имеете страсти, это закончится тяжелой работой ради посредственности!

Думаю, этот принцип применим даже к написанию статей.

3) Спланировать первый спринт

Все участники собираются вместе и планируют первый отрезок работы — первый спринт, который должен быть по длительности от недели до месяца. Они смотрят на начало списка задач и решают, сколько из них могут выполнить в установленный период. Как только команда берет на себя обязательства выполнить то, что они считают возможным, список задач на этот спринт блокируется — ничего нельзя убрать или добавить.

В случае с ремонтом хозяин и команда отбирают задачи на недельный спринт, например, выполнить все работы по шпаклевке и покраске.

Самая большая ошибка, которую можно сделать, это взяться за пять вещей одновременно. Вряд ли успеете все, но останетесь с незавершенной работой. Вы потратите усилия, но не сделаете ничего ценного. Ценность наступает только тогда, когда дело завершено, поэтому цель спринта — действовать последовательно и довести задачи до конца.

4) Визуализировать процесс

Сазерленд предлагает использовать способ наподобие того, что используется в Трелло. Но физически. Нужно сделать доску с тремя колонками: выполнить, выполняется, выполнено. Задания пишутся на стикерах и перемещаются по доске по мере выполнения.

В том числе, такой флипчарт можно сделать и для команды строителей-отделочников.

5) Собираться на каждодневный стендап

Каждый день не более, чем на 15 минут, проводится встреча команды и Scrum-мастера. На ней обсуждают три вещи: что сделано вчера, чтобы завершить спринт, что будет сделано сегодня, и какие есть преграды. Выяснив, что мешает процессу, Scrum-мастер устраняет все препятствия.

Например, оказывается, что вчера стены пошпаклевали не полностью, так как не было, кому снять светильники, или закончилась шпаклевка. Хозяин решает вопрос с электриком или докупает стройматериалы. И обговаривает с командой задачи на сегодня.

Сазерленд объясняет, почему нужно каждый день проверять, в каком направлении движется дело. Мы можем помнить только определенное количество вещей и концентрироваться только на одной вещи один раз. Работая над определенным проектом, мы создаем вокруг него определенное ментальное пространство. Держим в голове сложную конструкцию. Воссоздать эту конструкцию через неделю, а тем более через три, сложно и более затратно по времени. Поэтому исправлять все, что не задалось, нужно сразу.

6) Продемонстрировать выполненную работу в конце спринта

В конце спринта проводится встреча, на которой члены команды показывают клиентам и начальству, что они сделали на его протяжении. И демонстрируют только то, что уже готово и может быть использовано без доработок. Это может быть не полностью завершенный продукт, но точно полностью готовая его характеристика, будь это функция ПО, готовый банкетный зал для свадьбы со всем, что к нему причитается, или что-то готовое для полета или поездки.

Или, к примеру, те же полностью пошпаклеванные и покрашенные стены. Когда уже не надо ничего домазывать.

7) Проанализировать работу

После этого команда обсуждает: что получилось хорошо, что могло быть лучше и почему, а также, что нужно учесть в следующем спринте. В конце этой встречи команда и Scrum-мастер выбирают одно улучшение процесса, которое введут в следующий спринт.

Например, на этой неделе строителям постоянно не хватало стройматериалов, так как хозяин закупался самостоятельно раз в несколько дней. В следующем спринте для ускорения процесса решают, что он будет дополнительно оставлять деньги на непредвиденные расходы, и мелочи строители будут докупать самостоятельно. Или полностью возложит эту задачу на команду.

8) Начинается следующий спринт

Владелец продукта и команда выбирают пункты из общего бэклога на новый период, и процесс повторяется.

Что мне больше всего понравилось в Scrum

Полностью этот метод все же не для меня, но нечто полезное из книги я для себя вынесла. Например, планировать задачи на недельный спринт и гибко распределять их внутри этого периода. Планировать по объему, а не по времени, так как планы с жесткими временными рамками у меня обычно проваливаются.

Хороша идея с доской задач. А также каждый день устраивать для себя короткий стендап, анализируя, что делала вчера, что буду делать сегодня, и какие нужно убрать препятствия, чтобы быстро выполнить работу.

Как объясняет Сазерленд, мы имеем способность принимать ограниченное количество правильных решений в день! Если пытаемся выжать из себя больше, происходит так называемое «истощение эго»: ухудшается способность оставаться дисциплинированными, рассудительными и предусмотрительными.

Сверхурочные часы только увеличивают объем работы, приводя к ошибкам. Вместо того, чтобы работать до поздней ночи или на выходных, нужно работать только в рабочее время, но в постоянном темпе. И обязательно брать отпуск. Согласна с этим на 100%.


А что вы думаете о Scrum, и какие из методов и идей вам кажутся самыми практичными? Пишите в комментариях!